KIOS: Intelligentes Dokumentenmanagement mit KI

Herkömmliche Dokumentenmanagementsysteme (DMS) konzentrieren sich hauptsächlich auf die Speicherung, Kategorisierung und Suche von Dokumenten, während KIOS weit darüber hinausgeht:

• Intelligente Datenextraktion: KIOS erkennt und extrahiert automatisch relevante Informationen aus Dokumenten, unabhängig vom Format
• Kontextverständnis: Durch KI-Technologien versteht KIOS den Inhalt und Kontext von Dokumenten, nicht nur Schlüsselwörter
• Automatisierte Workflows: KIOS kann Dokumente basierend auf ihrem Inhalt automatisch verarbeiten und weiterleiten
• Kontinuierliches Lernen: Das System verbessert sich ständig durch maschinelles Lernen und Benutzer-Feedback
• Semantische Suche: KIOS ermöglicht Suchen nach Bedeutung und Kontext, nicht nur nach exakten Begriffen

Während herkömmliche DMS bei der Archivierung helfen, transformiert KIOS Dokumente in wertvolle Geschäftsinformationen und automatisiert dokumentenbasierte Prozesse.

Die Implementierungsdauer von KIOS hängt von verschiedenen Faktoren ab:

• Umfang und Komplexität der zu verarbeitenden Dokumententypen
• Integrationsanforderungen mit bestehenden Systemen
• Anpassungsbedarf für Ihre spezifischen Geschäftsprozesse
• Datenmigrationsbedarf von bestehenden Systemen

Typische Implementierungszeiten sind:

• Basis-Setup: 4-6 Wochen
• Standard-Implementierung: 2-3 Monate
• Komplexe Implementierung mit umfangreicher Integration: 3-6 Monate

Wir arbeiten mit einem agilen Implementierungsansatz, wodurch erste Funktionen oft bereits nach wenigen Wochen zur Verfügung stehen. Unsere erfahrenen Implementierungsteams sorgen für eine reibungslose Einführung mit minimalen Störungen Ihrer bestehenden Prozesse.

Die Genauigkeit der Datenextraktion in KIOS ist branchenführend und erreicht typischerweise:

• 97-99% Genauigkeit bei strukturierten Dokumenten (Formulare, standardisierte Dokumente)
• 92-97% Genauigkeit bei semi-strukturierten Dokumenten (Rechnungen, Bestellungen)
• 85-95% Genauigkeit bei unstrukturierten Dokumenten (Briefe, E-Mails)

Diese hohe Genauigkeit wird durch mehrere Faktoren erreicht:

• Fortschrittliche KI-Modelle: Unsere proprietären Algorithmen wurden auf Millionen von Dokumenten trainiert
• Kontinuierliches Lernen: Das System verbessert sich mit jedem verarbeiteten Dokument
• Dokumentenspezifische Anpassung: Die Modelle werden speziell für Ihre Dokumententypen optimiert
• Feedback-Schleifen: Benutzer-Feedback fließt in die Verbesserung der Algorithmen ein

Um maximale Genauigkeit zu gewährleisten, implementieren wir bei kritischen Dokumenten auch Validierungsschritte und Confidence-Scores, sodass bei Unsicherheiten eine manuelle Überprüfung erfolgen kann.

KIOS wurde für nahtlose Integration in bestehende IT-Landschaften entwickelt und bietet vielfältige Integrationsmöglichkeiten:

• API-basierte Integration: Umfassende REST-APIs für die Anbindung an nahezu jedes System
• Standardkonnektoren: Vorgefertigte Integrationen für gängige ERP-, CRM- und ECM-Systeme (SAP, Microsoft, Oracle, etc.)
• Dateisystemintegration: Überwachte Ordner für einfache Dokumentenaufnahme
• E-Mail-Integration: Direkte Verarbeitung von E-Mails und Anhängen
• Webservices und Microservices: Flexible Deployment-Optionen in modernen Architekturen
• Legacy-System-Anbindung: Spezielle Konnektoren für ältere Systeme

Die Implementierung erfolgt typischerweise in diesen Schritten:

• Analyse Ihrer bestehenden IT-Landschaft und Anforderungen
• Entwurf der optimalen Integrationsarchitektur
• Konfiguration der notwendigen Schnittstellen und Konnektoren
• Testphase mit schrittweiser Integration
• Produktiver Betrieb mit kontinuierlicher Überwachung

KIOS kann sowohl in Ihrer On-Premises-Umgebung als auch in der Cloud (Private oder Public) implementiert werden, je nach Ihren Sicherheits- und Compliance-Anforderungen.

Sicherheit und Compliance haben bei KIOS höchste Priorität. Das System wurde von Grund auf mit einem "Security by Design"-Ansatz entwickelt:

• Datenverschlüsselung: Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sowohl für Daten in Bewegung als auch im Ruhezustand
• Zugriffskontrollen: Detailliertes, rollenbasiertes Zugriffsmodell mit Mehrfaktor-Authentifizierung
• Audit-Trails: Umfassende Protokollierung aller Zugriffe und Aktionen für Nachvollziehbarkeit
• Compliance-Frameworks: Einhaltung von DSGVO, GDPR, ISO 27001, HIPAA, GxP und anderen regulatorischen Anforderungen
• Datenlokalisierung: Flexible Options für Datenspeicherorte, um regionale Compliance-Anforderungen zu erfüllen
• Regelmäßige Sicherheitsaudits: Unabhängige Überprüfungen der Sicherheitsarchitektur

Für besonders sensible Branchen wie Gesundheitswesen oder Finanzdienstleistungen bieten wir zusätzliche Sicherheitsfeatures:

• Erweiterte Verschlüsselungsmethoden mit kundenspezifischen Schlüsseln
• Datenmaskierung für besonders sensible Informationen
• Spezielle Compliance-Module für branchenspezifische Anforderungen
• On-Premises-Deployment-Option für maximale Datenkontrolle

Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung eines umfassenden Sicherheits- und Compliance-Konzepts, das optimal auf Ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten ist.

Die Kosten für KIOS setzen sich aus verschiedenen Komponenten zusammen und werden individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten:

• Lizenzmodell: Wir bieten flexible Lizenzoptionen basierend auf Dokumentenvolumen, Benutzerzahl oder als Komplettpaket
• Implementierungskosten: Abhängig vom Umfang und der Komplexität der Implementierung sowie den erforderlichen Integrationen
• Anpassungskosten: Für die Entwicklung spezifischer Extraktionsmodelle und Workflows für Ihre Dokumententypen
• Schulung und Change Management: Für die effektive Einführung im Unternehmen
• Laufender Support und Wartung: Verschiedene Support-Level von Standard bis Premium verfügbar

Typische Kostenbereiche (abhängig vom Umfang):

• KIOS Einstiegslösung: Ab 15.000 € für kleine Unternehmen
• Mittelständische Implementierung: 30.000 - 80.000 €
• Umfangreiche Enterprise-Lösung: 80.000 - 250.000 € und mehr

Trotz dieser Investition bietet KIOS in der Regel einen schnellen ROI von 3-6 Monaten durch:

• Drastische Reduzierung manueller Arbeit (Einsparung von Personalkosten)
• Minimierung von Fehlern und deren kostspieligen Folgen
• Beschleunigte Prozesse und verkürzte Durchlaufzeiten
• Bessere Entscheidungsfindung durch verbesserte Informationsverfügbarkeit

Wir erstellen gerne ein individuelles Angebot basierend auf Ihren spezifischen Anforderungen und unterstützen Sie bei einer detaillierten ROI-Berechnung.